Solutions
Chaque entreprise a ses particularités, son organisation et ses contraintes en termes de gestion des plannings, de documents de travail nécessaires ou encore de suivi des indicateurs…
La pointeuse digitale sur mobile JYSUIS est très simple d’utilisation et s’adapte à vos besoins les plus complexes grâce à une configuration sur-mesure.
Application
L’application web permet au collaborateur en cliquant sur l’icône JySuis de se faire géolocaliser en début de mission ou de prise de fonction.
Sans nouvelle du collaborateur dans les 5 minutes (paramétrable) du début de sa mission, un SMS est automatiquement envoyé pour lui demander de se géolocaliser en appuyant sur le bouton JySuis ou de cliquer sur Absence.
Le collaborateur peut à tout moment déclarer une Absence ou demander des Congés. Cette information est notifiée dans l’interface de suivi des Demandes. Les déclarations d’Absences sont également envoyées par mail et s’enregistrent automatiquement sur le planning récurrent contrairement aux Demandes (Congés, RTT, TT) qui doivent quand à elles être acceptées au préalable depuis le module Demande.
A la fin de la mission le collaborateur clique sur l’icône Je Pars et le système enregistre donc qu’il quitte le lieu de la mission après l’avoir de nouveau géolocalisé.
Le bouton Alerte envoi un SMS au responsable avec géolocalisation et coordonnées du collaborateur ayant déclenché l’Alerte.
A tout moment, le collaborateur peut consulter le détail de ses prochaines embauches à 15 jours.
Notre solution est moins intrusive car nous utilisons une localisation active et ponctuelle, à l’initiative du collaborateur
et avec des données qui sont détruites tous les 2 mois.
Fonctionnalités
Techniques
Les questions fréquentes
Oui, il y a plusieurs solutions selon votre organisation.
1/Si vous gérez vos plannings sur un système de tableur type Excel, alors une importation des données est facile à réaliser, vous pourrez par la suite substituer votre tableur par notre outil beaucoup plus performant.
2/ Si vous utilisez un logiciel de planning type HOROQUARTZ ou autres, alors vous pouvez facilement intégrer vos données de planning en insérant votre fichier lors des mises à jour dans JYSUIS. Ou si votre logiciel le permet vous pouvez utiliser l’API qui permettra aux 2 logiciels de communiquer sans que vous n’ayez à intervenir.
La CNIL interdit toute collecte de données relatives aux effectifs en dehors de leurs horaires de travail depuis sa délibération du 4 juin 2015.
– Géolocalisation d’un collaborateur et RGPD
Le Règlement européen pour la Protection des Données (RGPD) ne considère pas que les données de géolocalisation soient par défaut des «données personnelles». Elles ne le deviennent que si elles permettent d’identifier un collaborateur. Dès qu’une donnée de géolocalisation devient une donnée personnelle d’une «personne physique identifiée ou bien identifiable», celle-ci est aussitôt protégée par le RGPD. Le système de géolocalisation doit alors être inscrit au registre des traitements. Et le cas échéant, les collaborateurs disposent d’un droit d’accès aux données les concernant, et doivent être avertis de leur durée de conservation.
Le système de géolocalisation doit pouvoir être désactivé par le collaborateur, en dehors de son temps de travail, à la fin de sa journée et durant ses temps de pause. De plus, les données récoltées ne peuvent être conservées plus de deux mois dans la plupart des cas, une date limite portée à 1 an lorsque les données servent uniquement à optimiser les trajets ou itinéraires.
- L’information « Prochaines embauches » qui permet au collaborateur de connaitre la date et l’heure de sa prochaine prise de fonction. L’entreprise peut d’ailleurs y notifier un message dans l’interface d’administration que le collaborateur pourra retrouver dans : Commentaires.
- La déclaration d’Absence, rapide et efficace 24h/24
- La demande de Congés, RTT, TT, rapide et efficace 24h/24
- L’Alerte, pendant ses heures de travail le collaborateur peut également lancer une alerte qui le géolocalisera précisément.
- La non géolocalisation en dehors des heures de travail.
- Aucune installation sur le téléphone personnel
Tous les types de récurrences sont possibles. Il est possible de gérer de l’intemporalité tous les mardis ou tous les premiers mardis du mois ou tous les jours en semaine ou une fois par semaine etc….
Par défaut le logiciel a déjà des dizaines de récurrences possibles mais il est toujours possible d’en créer de nouvelles.
Il est également possible de travailler sur du daté avec mardi 12 février 2023 de 9h à 11h puis jeudi 14 février de etc…
Absolument, il est possible par exemple pour des sociétés de BTP, des sociétés de nettoyage mais aussi pour du télétravail de renseigner différents sites ou chantiers et ce sur la même journée. Par exemple, en télétravail le mercredi et sur site le jeudi. Ou encore chantier 1 mardi matin, chantier 2 mardi après midi etc…
Dans un premier temps s’assurer de la compatibilité avec votre logiciel existant ou si vous n’en utilisez pas, effectuer l’importation de vos données (collaborateurs, planning…).
Ensuite diffuser l’information auprès des collaborateurs. Un modèle de lettre aux salariés a été rédigé par une RH pour vous aider dans votre démarche.
Le SMS qui va envoyer le premier lien de connexion va se déclencher automatiquement et sur la sélection de collaborateurs que vous souhaitez quand vous le souhaitez.
Après cette mise en place tout fonctionne automatiquement suivant vos données de planning.
Oui absolument prenons l’exemple d’une société de dépannage, de nombreux chantiers sont en cours en même temps et dans de nombreux endroits. En arrivant sur site les collaborateurs cliquent sur JySuis, et leur position est localisée jour par jour sur une carte de France dans le module chantier. Il suffit pour cela de déclarer 1 seul chantier avec un positionnement autorisé sur 100km par exemple.
Pour rappel, il n’y a géolocalisation que pendant les heures de travail et avec l’autorisation du collaborateur.
Cependant certains téléphones portables par défaut refusent toute géolocalisation. Des tutoriels sont proposés aux collaborateurs pour accepter la géolocalisation sur portable sur demande.
N’hésitez pas à nous poser vos propres questions !