Le Contexte
Dans de nombreuses sociétés, les salariés ne passent quasiment jamais au siège de l’entreprise et se rendent directement sur leur lieu de mission.
– Le BTP directement sur les chantiers
– Le Nettoyage industriel dans les locaux des clients
– Le Télétravail à domicile
– Dans des entrepôts déportés
– Sur des missions chez le client etc…
En cas d’absence, l’entreprise ne peut anticiper et souvent c’est le client mécontent qui appelle quelques heures ou quelques jours après pour signaler l’absence de nos collaborateurs.
Le Concept
L’idée est simple, une Appli web qui permet au salarié juste en cliquant sur l’icône JYSUIS de se faire géolocaliser en début de mission ou de prise de fonction.
Sans nouvelle de l’employé dans les 5 minutes (temps paramétrable) du début de sa mission on envoie automatiquement un SMS pour lui demander de se géolocaliser en appuyant sur le bouton « JYSUIS » ou de cliquer sur « ABSENCE »
A la fin de la mission le salarié clique sur l’icône «JEPARS» et le système enregistre donc qu’il quitte le lieu de la mission après l’avoir de nouveau géolocalisé.
L’employé peut également à tout moment cliquer sur l’icône absence ce qui vous alertera dans votre interface de suivi de son absence sur le prochain planning enregistré.
Le bouton «ALERTE» lui permettra de signaler un problème et le géolocalisera.
Enfin en dehors de ces prises de fonction il peut consulter le détail de sa prochaine embauche
JYSUIS est moins intrusif que les autres process, car nous sommes sur une solution ponctuelle juste à un moment précis, à l’initiative du salarié et avec des données qui seront détruites tous les 2 mois.
Les Questions les plus fréquentes
Oui, il y a plusieurs solutions selon votre organisation.
1/Si vous gérez vos planning sur un système de tableur type Excel, alors une importation des données est facile à réaliser, vous pourrez par la suite substituer votre tableur par notre outil beaucoup plus performant.
2/ Si vous utilisez un logiciel de planning type HOROQUARTZ ou autres, alors vous pouvez facilement intégrer vos données de planning en insérant votre fichier lors des mises à jour dans JYSUIS. Ou si votre logiciel le permet vous pouvez utiliser l’API qui permettra aux 2 logiciels de communiquer sans que vous n’ayez à intervenir.
La CNIL interdit toute collecte de données relatives aux effectifs en dehors de leurs horaires de travail depuis sa délibération du 4 juin 2015.
– Géolocalisation d’un salarié et RGPD
Le Règlement européen pour la Protection des Données (RGPD) ne considère pas que les données de géolocalisation soient par défaut des «données personnelles». Elles ne le deviennent que si elles permettent d’identifier un salarié. Dès qu’une donnée de géolocalisation devient une donnée personnelle d’une «personne physique identifiée ou bien identifiable», celle-ci est aussitôt protégée par le RGPD. Le système de géolocalisation doit alors être inscrit au registre des traitements. Et le cas échéant, les salariés disposent d’un droit d’accès aux données les concernant, et doivent être avertis de leur durée de conservation.
Le système de géolocalisation doit pouvoir être désactivé par le salarié, en dehors de son temps de travail, à la fin de sa journée et durant ses temps de pause. De plus, les données récoltées ne peuvent être conservées plus de deux mois dans la plupart des cas, une date limite portée à 1 an lorsque les données servent uniquement à optimiser les trajets ou itinéraires.
- L’information “prochaine embauche” qui permet au salarié de connaitre la date et l’heure de sa prochaine prise de fonction. L’entreprise peut d’ailleurs y notifier un message dans l’interface d’administration que le salarié pourra retrouver dans : commentaire.
- La déclaration d’Absence, rapide et efficace 24h/24
- L’Alerte, pendant ces heures de travail il peut également lancer une alerte qui le géolocalisera précisément.
- La non géolocalisation en dehors des heures de travail.
- Aucune installation sur le téléphone personnel
- La souscription (en option) à une assurance performante pour le téléphone de l’employé en cas de casse sur le lieu de travail.
Tous les types de récurrences sont possibles. Il est possible de gérer de l’intemporalité tous les mardis ou tous les premiers mardis du mois ou tous les jours en semaine ou une fois par semaine etc….
Par défaut le logiciel à déjà des dizaines de récurrences possibles mais il est toujours possible d’en créer de nouvelles.
Il est également possible de travailler sur du daté avec mardi 12 février 2023 de 9h à 11h puis jeudi 14 février de etc…
Absolument, il est possible par exemple pour des sociétés de BTP, des sociétés de nettoyage mais aussi pour du télétravail de renseigner différents sites ou chantier et ce même sur la même journée. Par exemple en télétravail le mercredi et sur site le jeudi. Ou encore chantier 1 mardi matin, chantier 2 mardi après midi etc…
Dans un premier temps s’assurer de la compatibilité avec votre logiciel existant ou si vous n’en utilisez pas, effectuer l’importation de vos données (salariés, planning…).
Ensuite diffuser l’information auprès des salariés. Voir notre modèle de lettre ci dessus qui pourra vous aidez dans votre démarche.
Le SMS qui va envoyer le premier lien de connexion va se déclencher automatiquement et sur la sélection de salariés que vous souhaitez quand vous le souhaitez.
Après cette mise en place tout fonctionne automatiquement suivant vos données de planning.
N’hésitez pas à nous poser vos propres questions en allant sur l’onglet Contactez-nous !
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